RPA Databots

Zelfs met uitstekende logistieke IT-systemen blijft het een uitdaging om data van leveranciers, logistieke dienstverleners, klanten en interne afdelingen naadloos in elkaar te laten overlopen en te verwerken. Er is nood aan een laagdrempelig en relatief goedkoop systeem om in een korte tijdspanne tot een voldoende graad van automatisatie in deze administratieve processen te komen. In ‘DataBots’, een toepassing van Robotic Process Automation (RPA) schuilt een snelle en goedkope oplossing, zeker voor KMO’s. Deze toepassing is reeds bij grotere bedrijven gekend, maar zeker in de logistieke wereld nog maar zelden ingezet.

Het gebruik van RPA biedt de mogelijkheid om een innovatieve digitalisatie door te voeren zonder aanpassing van de al aanwezige ICT-systemen. De software robot wordt een soort virtuele twin van de administratieve medewerker, die de dagdagelijkse dataverwerking aanleert per proces en daarna zelfstandig -indien nodig 24/7- hetzelfde repetitieve werk doet. De software robots nemen dus het routinematig verwerken van data en documenten uit handen, zodat administratieve medewerkers zich kunnen richten op de complexe taken en contacten met eigen personeel, leveranciers en klanten.

Doelstelling

Bedrijven de mogelijkheid bieden om via een laagdrempelig en relatief goedkoop systeem op een korte tijdspanne tot een voldoende graad van automatisatie te komen en logistieke administratieve processen op digitale wijze in te richten.

Bekijk hier de video

Resultaten

• Met RPA databots heeft VIL een laagdrempelig en goedkoop systeem aangereikt waarmee bedrijven op korte tijd hun logistieke administratieve processen kunnen automatiseren. VIL toetste de toepasbaarheid af voor twee processen bij twee bedrijven, met name het orderverwerkingsproces bij Handico Trucking en het tarificatieproces bij Van Moer Logistics.
• In de logistieke sector, is het potentieel voor automatisering met RPA databots groot. De sector kenmerkt zich door een veelheid aan documenten en datastromen. Uit een bevraging blijkt dat 32 % van de transport- en logistieke bedrijven op handmatige stappen vertrouwt in meer dan 50 % van hun processen.
• Bij beide PoC bedrijven leverde de proefopstelling een aanzienlijke tijdswinst, een lagere foutenlast en een verbeterde klantenservice op. RPA verhoogt de productiviteit, het serviceniveau en de capaciteit van het personeel met 35 – 50 %. Dit zorgt voor een onmiddellijke kostenbesparing van 25 – 50 % door het automatiseren van taken tegen een fractie van het menselijke equivalent.
• De technologie is ecnomisch haalbaar, ook voor KMO’s. Een basis logistiek proces automatiseren schommelt tussen 10.000 à 20.000€. Deze kost omvat een éénmalige databot opstartkost, de jaarlijkse databot licentie, het opleiden van de databot, onderhoudskosten en de tijdsbesteding van de betrokken stakeholders. De ROI varieert van 30 tot 200 % met een gemiddelde terugverdientijd van drie tot zes maanden.
• Bedrijven kunnen schaalgrootte halen wanneer ze de implementatie van RPA databots opnemen in hun digitale strategie. Een stapsgewijze aanpak zal bedrijven goed op weg helpen in hun digitale transformatie.